KI im Supermarkt: Die Kunst der optimalen Einsatzpläne

Viele Lebensmittelhändler entwickeln den Personaleinsatz noch in einem Top-Down-Approach für die Region und die unterschiedlichen Märkte. Das bindet nicht nur wertvolle Zeit, sondern berücksichtigt auch nicht alle Faktoren für eine präzise, bedarfsorientierte Planung.
Hinzu kommt, dass diese Aufgabe zunehmend komplexer wird – durch die wachsende Bedeutung von Omnichannel und die Verzahnung von Offline und Online. Denn Kunden nutzen verstärkt digitale Bestellungen, holen diese entweder in der Filiale ab oder lassen sie sich durch das Geschäft oder Drittanbieter nach Hause liefern. Auch dieser Aufwand und die dazugehörigen Peakzeiten fallen bei der Personalplanung zunehmend ins Gewicht.

Dabei können KI-Tools diese Aufgabe heute schon mitübernehmen und Manager entlasten. Sie entwerfen datengetriebene, intelligente Pläne, die Über- und Unterbesetzung vermeiden und Mitarbeitende passend zu ihren Qualifikationen und zu den Bedürfnissen von Kunden und anderen Stakeholder effizient einsetzen.
Die KI hilft auch, ad hoc auf aktuelle Situationen zu reagieren, Einsatzpläne in Echtzeit anzupassen und Verantwortlichen – beispielsweise im Fall von unerwarteten Krankheitsfällen – Lösungsvorschläge für Personallücken zu unterbreiten.

Im Kern steht dabei, den Bedarf an Human Resources vorauszusehen und damit Ressourcen kostenoptimiert für den Retailer und möglichst passend für die Mitarbeitenden zu planen, um mit einem effizienten Einsatz der Mittel die bestmögliche Customer Experience zu erzielen.

• KI-gesteuerte Personaleinsatzplanung ermöglicht präzise und effiziente Schichtpläne im Lebensmitteleinzelhandel, indem sie datengetriebene Entscheidungen trifft, welche die Über- und Unterbesetzung verhindern und die Personalkosten optimieren.
• Der Einsatz von KI-Tools erleichtert die Planung, indem sie regionale Unterschiede berücksichtigt und Personaleinsatzpläne für jede Filiale individuell gestaltet, dabei verschiedene Datenquellen verknüpft und Echtzeit-Anpassungen ermöglicht.
• KI-Tools ermöglichen eine bessere Work-Life-Balance, weil die KI auch Überstunden im Blick hat. Wenn die KI dementsprechend trainiert ist, bewirkt sie auch mehr Fairness bei der Schichtzuweisung.
• Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert definierte Datenquellen und klare Rahmenbedingungen, damit die KI maßgeschneiderte Einsatzpläne erstellen und den Bedarf an Personal effizient decken kann, was den Geschäftsbetrieb und das Kundenerlebnis verbessert.

Sollte ein Lebensmittelhändler mehrere Filialen betreiben, ist es sogar möglich, über die KI auf den jeweiligen Standort zugeschnittene Personaleinsatzpläne zu entwickeln. Denn es macht einen Unterschied im Kaufverhalten, ob ein Geschäft in einem Wohngebiet oder im Industriepark, neben einem Fußballstadium oder einem Freibad verortet ist. Ist eine Niederlassung beispielsweise in der Nähe eines Stadiums, sollte zu Spielzeiten ausreichend Personal in den Märkten verfügbar sein, um den Umsatz der durstigen Fans zu bedienen.
Auch kann die KI das Personal zwischen einzelnen Standorten koordinieren. Sollte dieses in einer Filiale gerade knapp sein, dann analysiert sie, ob aus anderen Geschäften Mitarbeitende entbehrlich sind und aushelfen können.

Der richtige Technologieeinsatz hat enormen Business-Impact. Doch welche Voraussetzungen sind für eine KI-gesteuerte Personaleinsatzplanung im Lebensmitteleinzelhandel notwendig?

Um auf den Punkt genau Pläne zu entwickeln, braucht die KI eine Fülle von validen Daten. Zu den internen Datenquellen gehören historische und aktuelle Informationen zu Umsätzen und verkauften Produkten über das Ladengeschäft, die App oder die Website, zu Kundenfrequenzen von Offline- und Online-Shoppern, zu Zeiten der Warenlieferungen und spezifische Angaben zu allen täglich anfallenden Aufgaben im Geschäft.

Auch sind Daten und Ergebnisse zu Marketingaktivitäten und -kampagnen, zu Personalrichtlinien und zu den einzelnen Mitarbeitenden – wie ihre vereinbarten Arbeitsstunden, ihre Qualifikationen und Fähigkeiten, ihre geplanten Urlaube und ihre Aufgaben- und Arbeitszeitwünschen – wichtig. Darüber hinaus sollten externe Daten als Quellen eingeplant werden. Gemeint sind damit Feiertage, Schulferien, Wetterprognosen, Events und Besucherzahlen, Arbeitsschutzrichtlinien und -gesetze. Es gilt zu beachten, nur solche Datenquellen auszuwählen, die wirklich relevant für die Personaleinsatzplanung sind, damit die KI gezielte Ergebnisse liefern kann.

Allein die grobe Analyse interner Daten gibt schon Aufschluss darüber, wo Knackpunkte in der herkömmlichen Mitarbeiterplanung liegen und wie sie effizienter und bedarfsorientierter gestaltet werden kann. Das ist wichtig, um ein datenbasiertes Verständnis, kein Bauchgefühl, von den vorhandenen Problemen zu erhalten – bevor Predictive Data Analytics mit Hilfe von KI eingesetzt wird.

Denn Menschen sollten immer die automatisierten Ergebnisse einer KI kontrollieren können. Auch ist es unerlässlich, sich mit Stakeholdern aus der IT und HR-Abteilung zusammenzusetzen, um gemeinsam Ziele, Schwerpunkte, Anforderungen und Rahmenbedingungen für die KI-Personaleinsatzplanung zu definieren. Da die IT beispielsweise die Dateninfrastruktur, -qualität und -sicherheit gewährleisten muss; HR u.a. für die Einhaltung von Arbeitsschutzgesetzen und der DSGVO-konformen Nutzung von Mitarbeiterdaten, aber auch für Weiterbildung verantwortlich ist.

Denn die Analyse-Ergebnisse können offenlegen, dass zu bestimmten Zeitpunkten beispielsweise mehr Kassierer oder mehr Fachpersonal am Fleischtresen gebraucht werden. Aufgrund des Fachkräftemangels ist es eher unwahrscheinlich, neue Kollegen dafür zu gewinnen. Deshalb wird die KI vorhandene Mitarbeitende, die normalerweise andere Tätigkeiten zu diesen Peakzeiten innen habe, aber abkömmlich sind, für diese Personallücken vorschlagen. Sie müssen ggf. für ihren Springereinsatz geschult werden.

Um die verschiedenen Datenquellen zusammenzubringen, damit die KI sie intelligent verknüpfen, entscheidungsrelevant aufbereiten und finale Personaleinsatzpläne pro Filiale erstellen kann, eignete sich ein Dashboard. Die Vorteile eines Dashboards liegen darin, dass die KI viele verfügbare Datenquellen in einer stets aktuellen, integrativen und aussagekräftigen Datenansicht verbindet. Sie zeigt Marktleitern und Disponenten so stets einen Einsatzplan, den sie in Echtzeit an Veränderungen anpasst – wie beispielsweise gemeldete Krankheitsfälle am Morgen oder spontane Unwetterwarnungen. Darüber hinaus können mehrere Personen auf eine Dashboard-Lösung zugreifen und sie individuell für ihre Filiale oder ihre Bedürfnisse konfigurieren.

Zur einer Personaleinsatzplanung per KI gehört auch eine Self-Service-App für Mitarbeitende. Denn hier können sie nicht nur ihre aktuellen Schichten einsehen, sondern ihre Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage eintragen, sich für bestimmte Aufgaben und Schichten bewerben, mit Kollegen Arbeitszeiten tauschen oder ihre gewünschte Verfügbarkeit vorgeben. Neben den bereits gespeicherten individuellen Wünschen nimmt die KI auch diese Informationen stetig auf und berücksichtigt sie bei der Einsatzplanung.

Dabei kann sie auch für den jeweiligen Mitarbeitenden Aufgaben priorisieren, zeitlich zuweisen, ideale Pausenzeiten planen, sie nach Kompetenzen und Anforderungen über den Tag einsetzen. Denn die KI bringt alle Informationen zusammen: die unterschiedlichen Aufgaben, die zu jedem Zeitpunkt anfallen, die dazu benötigten Fähigkeiten, ihre Bearbeitungszeit oder andere Zeitfenster und Aufgaben, wie die der Warenanlieferung.

Mit Hilfe der App und der KI sorgen Verantwortliche für mehr Produktivität ihrer einzelnen Mitarbeitenden und schließen so Personallücken. Darüber hinaus gibt die App den Mitarbeitenden mehr Flexibilität in ihrer Arbeitszeitgestaltung und schafft einen besseren Work-Life-Balance, weil die KI auch Überstunden im Blick hat. So entwickelt sich mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn die KI dementsprechend trainiert ist, bewirkt sie auch mehr Fairness bei der Schichtzuweisung.

Mit KI-gesteuerten Personaleinsatzplänen lassen sich Mitarbeitende effizienter einsetzen. Das federt den Fachkräftemangel ab. Die höhere Effektivität führt zur Kosteneinsparung, zu einem besseren Kundenerlebnis und automatisch zur Umsatzsteigerung. Regalflächen werden so nicht mehr leer stehen, sondern befüllt und das Warten vorm Abkassieren oder beim Abholen der online bestellten Lebensmittel gehört der Vergangenheit an.